Doporučení pro zajištění výpůjček v období omezení přeshraniční mobility. Úpravy kurýrních povinností.

Mnoho muzeí bylo v souvislosti s pandemií COVID-19 postaveno před problémy související s návraty výpůjček z a do jiných institucí. Z důvodu uzavření hranic a omezení pohybu osob nebylo možné zajistit navracení zapůjčených předmětů. Některé státy jsou stále obtížně dosažitelné. Je-li možné smluvními dodatky prodloužit zápůjčky, je tento způsob řešení problému nejjednodušší. V případě nezbytnosti zajištění návratu sbírkových předmětů byla vytvořena následující doporučení, která mají pomoci při nastavení pravidel vzdálené spolupráce s partnerskou institucí ve chvíli, kdy není možné pro návrat předmětů zajistit pod dohledem kurýra vlastní instituce.
V následujícím materiálu jsou identifikována možná rizika, navrženo jejich řešení a popsány další postupy.

Rizika: Předávání / manipulace s transportními bednami / vykládka / nové místo

Zmírnění rizik: je nezbytné jakýmkoli způsobem zajistit dohled, poskytnout pokyny přepravní službě, vzdáleně sledovat přepravu pomocí on-line nástrojů (pokud je to povoleno), popřípadě pokud není možné využít on-line nástroje je doporučeno poskytnout pokyny přednahrané, dohodnout se na zajištění povinností kurýra pracovníky partnerské  instituce.

Rizika: Vybalení / manipulace s objekty / odborné znalosti / citlivé materiály / úchyty nebo vázání knih

Zmírnění: připravit pro pracovníky partnerské instituce dopředu instrukce a pomocný materiál, předem připravené nástroje a materiály zaslat se zásilkou přepravní službou, využít videohovory, jmenování místního smluvního specialisty. Pokud je naprosto nevyhnutelná účast vlastního kurýra, tak se ji pokusit omezit pouze na instalaci, deinstalaci svěřit pracovníkům partnerské instituce. Zohledňovat pravidla místní karantény.

O využití “vzdáleného kurýra” by se půjčující instituce měla rozhodnout na základě vyhodnocení rizika pro předmět a pro dotčené zaměstnance. Video dohled nemusí být ideální pro samotnou cestu a manipulaci při tranzitu, zejména tam, kde by mohla hrozit omezení, jako je provoz letiště, a kde by mohla být další opatření. Zásilku je v některých případech lepší vybavit sledovacím zařízením. Činnosti týkající se příletu, vybalení a přebalení jsou zase snadněji kontrolovány videem.

Je třeba mít na paměti, že dosažení obecného konsenzu k přepravě je obtížné z důvodu odlišných pravidel v zemích EU, Spojeném království, mimoevropských státech, a v nadcházejících měsících budou tyto pokyny podléhat dalším rychlým změnám. Pro zajištění úspěšné a bezpečné přepravy sbírkových předmětů je důležitá komunikace s pracovníky přepravy a znalost aktuální místní situace, jako pomocné nástroje lze využít sítě jako UKRG, For the Love of Art, nebo ARCS.

Pokud jde o pokyny pro manipulaci s uměním a přepravu, očekává se, že posádky zajišťující přepravu uměleckých děl a instalační týmy budou pracovat v souladu s pokyny příslušných národních vlád, zejména pokud jde o:

• Sociální odstup
• Zkracování doby, kdy je třeba pracovat v těsné blízkosti, např. zvedání objektů atd.
• Týmy budou více členěny na menší pracovní skupiny, přičemž je potřeba omezit vzájemný kontakt
• Instalační týmy a skupiny konzervátorů-restaurátorů budou omezeny na minimální požadovaný počet osob a úkoly, které za normálních okolností mohou probíhat současně, budou nyní muset probíhat postupně, aby se snížila četnost setkávání pracovních skupin a udržoval se sociální odstup. To znamená podrobné plánování de/instalace.
• Mohou být zavedena další opatření, jako je kontrola teploty.

Instalačnímu týmu budou zajištěny další osobní ochranné prostředky (OOP), jako jsou ústenky, štíty a brýle, aby byli schopni provádět činnosti v uzavřených prostorách. Členové týmu musí být schopni komunikovat virtuálně a vždy být seznámeni s ostatními členy týmu a musí být také schopni je rozpoznat.

Příprava:

• Condition report (Protokol o stavu) kompletně v digitální podobě. Je nezbytné poskytnout oběma stranám obrázky celků i detailů z různých pohledů včetně zadních stran, spodních částí apod., aby bylo možné provést kontrolu a shodnout se na stavu předmětů při vybalení nebo přebalení. Vše musí být předem zasláno „kurýrovi“ a výpůjčnímu týmu.
• Condition report v písemné podobě musí být zjednodušený, přičemž musí být zachovány základní identifikační údaje a specifické pokyny pro vybalení, manipulaci a instalaci a schopnost elektronického odhlášení, včetně data, kdy byly objekty zabaleny.
• Prostor galerie musí mít přístup k síti/wifi dostatečný pro zajištění dlouhého videohovoru. Navrhovaná digitální platforma (např. Skype, FaceTime, Teams, Meets, Zoom) by měla být předem dohodnuta a otestována: ne všechny instituce budou podporovat všechny platformy. Ve velkých galeriích by infrastruktura měla být schopna podporovat více než jeden videohovor najednou, pokud existuje oddělený prostor pro souběžnou práci.

Na místě:

• Musí být poskytnut čas na karanténu zásilky, který přesáhne obvyklý aklimatizační čas objektu, což bude nutné zahrnout do přepravního plánu
• Začít proškolením instalačního týmu, obecným briefingem o požadavcích na manipulaci a obecným seznámením s přístupovými cestami, prostorem galerie a výstavních prostor. To by mohlo být předem natočeno (a použito pro všechny výpůjčitele), například pro postup doručení beden. Mělo by být předem dohodnuto, jak budou všechny strany s těmito soubory bezpečně nakládat kvůli citlivému obsahu.
• Jeden člen instalačního týmu by měl být určen jako pozorovatel, tzn. musí ovládat kameru a mít přímý kontakt s kurýrem. Pozorovatelé by se neměli účastnit praktických úkolů. V této roli jsou prostředníkem mezi kurýrem a týmem. Dá se předpokládat, že práce budou probíhat pomaleji a pozorovatel se bude muset pozorně dívat a proces komentovat. Pokud kurýr musí zasáhnout, pozorovatel může informovat za ně. Pokud je kamera předána někomu jinému, mělo by být jasné, proč a komu.
• Z praktických důvodů se s malým zařízením, jako je telefon, snadněji manipuluje kolem objektu nebo během kontroly, kamera se pohybuje více než předmět. Nevýhodami mohou být dostupnost video platforem, výdrž baterie pro dlouhé hovory a kvalita obrazu. Lze je zmírnit tím, že budou dostupné záložní zdroje. Doporučuje se také zajistit USB endoskopické fotoaparáty pro kontrolu předmětů.
• Digitální Condition reporty, obrázky a účinná obousměrná komunikace jsou klíčem ke kvalitní kontrole stavu, a to i s dostupnými vylepšenými kamerami. Ve zvláštních případech lze použít vysoce kvalitní digitální fotoaparáty a odeslat obrázky obvyklým způsobem vypůjčiteli, nebo je přidat do Condition report.
• Streamování prostřednictvím sportovních nebo bezpečnostních kamer může být využito pro některé činnosti, ale u bezpečnostních kamer je limitující jejich pevné zabudování a také že mají široký záběr, který může zachytit i další osoby, které se přímo neúčastní předávání sbírkových předmětů.
• Pokud si pozorovatel přeje zaznamenat jakýkoli prvek natáčení, musí všichni členové týmu souhlasit.
• Pokud je vyžadována fyzická přítomnost odborníka, doporučuje se uzavřít smlouvu s místním konzervátorem nebo technickým specialistou, který bude informovat půjčitele. Možná je také spolupráce mezi institucemi.

Shrnutí klíčových prvků:

• Digitální Condition reporty.
• Jasná a konkrétní identifikace rizik pro každý objekt a cestu.
• Efektivní komunikace před a během instalace.
• Přiměřená infrastruktura – wifi a vybavení.
• Role pozorovatele.

Další vývoj:

Současná krize povede pravděpodobně k trvalejším změnám v praxi a rychleji zavede opatření, o nichž se již diskutovalo:

• Redukce cestování fyzických kurýrů, zejména doporučujeme přezkum požadavku, aby kurýři jezdili nákladními vozidly. Doporučujeme také vytvoření seznamu opatření, která mohou nahradit některé činnosti kurýrní služby.
• Zaměření se na specifikování konkrétních rizik nebo fází procesu a na to, jak přítomnost kurýra tato rizika snižuje.
• Přechod na digitální podobu Condition reportů a na zajištění vybavení na jejich podporu, jako je WiFi , zajištění sítí a vývoj aplikací na podporu vzdálené činnosti.
• Zajištění bezpečnosti filmovaných míst a bezpečného nakládání s digitálními záznamy, uchovávání záznamů a zpráv o zařízení.
• Přehodnocení požadavků na pojištění v souvislosti s přítomností kurýra a právních požadavků, jako je digitální podpis podle smluv a datumové razítko.
• Vylepšení sledovacích zařízení a softwaru.
• Začlenění práce a dohledů na dálku do procesů zajišťování výpůjček. Zohlednění dopadů na životní prostředí.

Základní zdroje informací:

UK Govt Coronavirus (COVID-19) Safer transport – guidance for operators [12 May 2020]
University of Cambridge Safety Office – biological section
Canadian Conservation Institute Caring for Heritage Collections during the COVID-19 Pandemic, CCI Technical Note [17 April 2020]
Home Secretary announcement 22 May 2020 concerning 14-day quarantine for arriving/returning travellers to the UK
Bizot Group guidelines
Suite of online discussions held by ARCS, Chairs of European Registrars Group, and UKRG.

Museum of Old and New Art

 

TEXT KE STAŽENÍ (.PDF)