DOPORUČENÍ PRO PŘÍPRAVU A REALIZACI ON-LINE KOMUNIKACE
(virtuálních meetingů, schůzek, porad, konferencí a dalších setkání prostřednictvím internetových platforem)

Pandemie COVID-19 zasáhla do našich životů. Fyzické setkávání jsme byli nuceni nahradit virtuální komunikací, která má jiná pravidla a musíme si je osvojit. Ačkoliv se může zdát, že jde o nouzové řešení v době pandemie, virtuální komunikace se může stát velmi důležitým doplňkem propojující nás s celým světem.
Online oficiální i formální schůzky, virtuální konference nebo webináře mají jiná pravidla než přátelský chat. Český výbor ICOM pro vás připravil několik doporučení, která pomohou zvládnout tuto komunikaci profesionálně.

Sekretariát ČV ICOM,
za konzultaci děkujeme Simoně Pokorné-Juračkové a Marii Rosenfeld-Cohen.

DOPORUČENÍ PRO PŘÍPRAVU A REALIZACI ON-LINE KOMUNIKACE KROK ZA KROKEM

MODERÁTOR

Příprava
Otázky řečníkům
Obrazový materiál
Příprava komunikačního systému
Příprava pozadí
Realizace
Uvítání
Vysvětlení technických náležitostí systému
Informace o pořizování záznamu (GDPR)
Vysvětlení formy diskuse – jak se hlásit, kdy bude diskuse probíhat
Představení řečníků
Předávat slovo (cca 3 minuty)

ÚČASTNÍK

Příprava
Prezentace, obrázky slidů
Teze, odpovědi na otázky
Seznámení se s komunikačním systémem
Příprava pozadí
Vypnout zvonění telefonu
Realizace
Mluvit dostatečně nahlas
Dívat se do kamery

DOPORUČENÍ PRO PŘÍPRAVU A REALIZACI ON-LINE KOMUNIKACE
Podrobný popis jednotlivých kroků, které je dobré si osvojit.

PŘÍPRAVA

Platforma:
• Pokud jste organizátorem nebo moderátorem, rozmyslete si dobře si výběr platformy, kterou použijete, a hlavně si ji dobře nastudujte – jaké má požadavky, možnosti, kde a co najdete, jak co funguje! Řada z nich je pro běžné schůzky, setkání a základní videohovory ZDARMA a není potřeba platit profi/business varianty, které vám umožňují pořádání webinářů a videokonferencí ve větším rozsahu.
• Pokud nejste organizátorem, ale jste aktivním účastníkem, udělejte totéž!
• Pokud jste pasivním účastníkem, udělejte totéž!
• Aplikací a komunikačních online platforem není tolik a v mnohém se podobají, takže brzy a bez větších obtíží můžete znát vše potřebné a být připraveni téměř na cokoliv.
• Pokud jste organizátor, pošlete s dostatečným předstihem účastníkům odkaz, pomocí kterého se připojí, popř. jim pošlete popis způsobu jakým se mají připojit.
• Myslete také na to, že účastníci používají různé emailové klienty nebo webové prohlížeče a že například Outlook některé pozvánky rovnou převádí do kalendáře, kde může pro někoho být obtížné najít správné tlačítko pro připojení. Nejúčinnější je poslat hypertextový odkaz v těle emailu. Téměř všechny platformy umožňují pozvánku generovat jako prostý hypertext – využijte toho, ušetříte si pozdější starosti.
• Připojení aktivního či pasivního účastníka, bývá jednoduché a většinou postačuje kliknutí na odkaz, který dostanete v mailu. Následný postup se může ale lišit v závislosti na užité platformě. Některé vyžadují přihlášení – někdy postačí, nebo je přímo vyžadován, již existující účet, např. Microsoft nebo Google. Někdy je ovšem potřeba vytvořit účet speciálně pro danou platformu, následujete pokyny dané aplikace, dovedou Vás do cíle.
• GOOGLE Vám ale určitě vždy poradí – „Jak se připojit ke schůzce na XY“
• Vše ale řešte s dostatečným předstihem. Ideálně den předem.
Otázky, odpovědi a příprava na téma:
• Jste-li moderátor vyžádejte si od diskutujících teze s dostatečným předstihem a připravte si otázky do debaty.
• Jste-li diskutující vyžádejte si od moderátora otázky s dostatečným předstihem.
• Připravte si předem odpovědi na moderátorovy otázky, které si sepište (ideálně základní body a hesla) a pro jistotu si je vytiskněte na papír velkým písmem, aby šly snadno číst.
• Pokud Vás moderátor neosloví sám s žádostí o vaše teze a stanoviska, pošlete mu je sami – není to vnucování, je to nutnost, aby byla diskuze smysluplná a řízená.
Prezentace:
• Připravte si prezentaci (obrázky a stručné texty) kterou budete moci sdílet. Pro jistotu mějte připravené jednotlivé slidy například ve formátu .JPG, během diskuse můžete chtít něco ze své prezentace ukázat dohledávání správného slidu může diskusi velmi natáhnout.
Technické nastavení:
• Pokud už jste seznámeni s použitou platformou tak…
• Vyzkoušejte a nastavte si kameru a co je na ní vidět
o Kamera by měla být mírně nad úrovní Vašich očí (to není ani moc vysoko, ani moc nízko a zabírá Vás nejpřirozeněji). Notebook si podložte 3-5 svazky Ottova slovníku naučného, nebo jinou podobně závažnou publikací.
o Zkontrolujte, co je za Vámi a co vše je na kameře vidět. Dejte si pozor, abyste neukazovali kolegům kořenky v kuchyni, nevysypané odpadkové koše, nepořádek na kolegově stole apod. Máte-li roll-up vaší instituce, výborně poslouží jako pozadí, a navíc i reklama. Mnohé komunikační online aplikace umožňují nastavit digitální pozadí.
o Zkontrolujte, že vám přes záda nesvítí světlo přímo do kamery, máte-li za zády okno, zatáhněte závěsy. Naopak, světlo svítící na Vás zpředu, velmi pomůže.
o Make-up, účes atd. I přesto, že vedete jednání z vlastní kuchyně, Vás ostatní vidí, takže se upravte jako byste šli na osobní setkání – pudr je kámoš – nebudete se alespoň lesknout 😊
• Vyzkoušet mikrofon, reproduktory. Kromě toho abyste dobře vypadali, musíte hlavně slyšet a být slyšen.
• Ideálně si udělejte zkušební hovor. Jste-li organizátor, udělejte s řečníky zkušební rozhovor, ať se všechny technické záležitosti mohou včas vyřešit. Vyzkoušejte si sdílení obrazovky, sdílení prezentace, vypnutí a zapnutí mikrofonu a kamery, vyzkoušejte že jsou všichni slyšet a že všichni slyší. Zkuste si přihlašování se o slovo a domluvte se jakým způsobem se o slovo budou řečníci hlásit, vyzkoušejte, že všichni vidí, kde je chat a že do něj mohou psát.
• Pokuste se zajistit, aby Vám do kanceláře během online hovoru nikdo nevstupoval. Například cedulí na dveře kanceláře „Prosím nerušit, v čase od XX:XX do YY:YY probíhá on-line jednání“.
• Připravte si pití a vše co budete potřebovat na stůl, ať nemusíte odcházet.
• Ke schůzce se přihlaste alespoň 5 minut předem, ať víte, že v dané chvíli vše funguje a můžete začít včas.

REALIZACE

Moderátor:
• Každá online schůzka/jednání/diskuse/konference, která má více řečníků, musí mít moderátora. Moderátorem je buď organizátor schůzky, nebo ho určí, každopádně účastníci by měli vědět kdo je moderátor s dostatečným předstihem, 15 minut by mělo stačit na to, aby bylo možné vyřešit různé technické problémy.
• Moderátor se spojí s účastníky včas, vyjasní si témata, otázky a odpovědi. Předem řečníky informuje o tom, že bude pořizován zápis nebo záznam a účastníci musí se záznamem souhlasit.
• Schůzka samotná musí začít přesně v určený čas.
• Pozdravte a přivítejte na akci, představte jednotlivé účastníky.
• Není nutné mít zapnuto kameru celou dobu, je ale vhodné ji zapnout alespoň na úvodní přivítání a představení, nebo ve chvíli kdy vstupujete do diskuse.
• Moderátor stanoví pravidla předávání slova – mnohé programy mají funkci hlášení se (ikona dlaně, kterou nesmíte zapomenout po vznesení dotazu vypnout), někdy nejlépe funguje, když zvednete ruku (pokud máte zapnutou kameru).
• Během jednání nebo přednášky má zapnutý mikrofon vždy jen mluvčí, ostatní si mikrofony vypínají.
• Moderátor sleduje i čas řečníků – v diskusi by neměly dotazy ani odpovědi být delší jak 3 minuty. Předává slovo a hlídá, aby diskuse neutíkala.
Diskuse:
• Dotazy do diskuse pište do chatu. Chat mívá obvykle nejen možnost psát všem, ale i psát jednomu konkrétnímu účastníkovi.
• Když budou hovořit dva, nebo i více, lidí, program pak obvykle ztlumí oba a nebude slyšet nikoho. Neskákejte si do řeči a když máte slovo, buďte co možná nejvíce věcní a struční. Online komunikace je pro všechny velmi náročná na pozornost už tak.

PRAKTICKÉ RADY

• Myslete neustále na to, že Vás snímá kamera a že jste vidět. Pořád je to stejné, jako když sedíte face to face – neškrábejte se ve vlasech ani na obličeji, v uších, nedej bože v nose.
• Seďte narovnaní a hlídejte si oblečení a zkuste se netvářit znuděně – JSTE VIDĚT.
• Dívejte se do kamery, pokud ji máte zapnutou.
• Nezívejte (a když už musíte, s rukou před ústy).
• Pokud kamera zabírá celou postavu, zkontrolujte si, že stůl má desku zakrývající nohy.
• Přenos obrazu systém zatěžuje – kameru vypínejte, pokud nemluvíte.
• Mikrofon zapínejte pouze pokud mluvíte, jinak způsobuje nepříjemné echo.
• Když mluvíte soukromě, mimo záznam, kontrolujte si opakovaně, že máte vypnutý mikrofon!
• Vypněte zvonění telefonu.
• Nevyužívejte cizí platformy k vlastnímu jednání. Věta „Tak nám to ještě nevypínejte, my si tu ještě s Pepou dořešíme nějaké svoje věci.“ by určitě zaznívat neměla. Nikdy nevíte, kdo zůstane připojený a uslyší Vás.